Die Digitale Akte

Kauft man sich einen Computer, braucht man auch Software. Oft ist sie in einer Grundausstattung schon im Paket dabei. Doch das reicht bei Weitem natürlich nicht aus. Also muss man zusätzliche Software kaufen. Durch den Kauf erwirbt man eine Lizenz. Diese Lizenz ist einmalig, das heißt, man darf die Software nicht auf mehrere Computer aufspielen. Das gilt für den privaten Bereich ebenso, wie für den geschäftlichen. Besitzt man nur einige wenige Computer, dann ist die Übersicht noch gegeben, doch wenn es mehrere sind, hunderte oder gar tausende, dann hilft hier nur noch das Lizenzmanagement weiter. Dabei werden Mitarbeiter extra mit solchen Aufgaben betraut. Es muss alles dokumentiert sein und man muss sicher sein, dass die Software nicht unerlaubt weitergegeben wird. Das hat natürlich seinen Grund. Denn die Gewerbeaufsicht macht in vielen Firmen Stichproben, um Lizenzbetrug aufzudecken. Diese Prüfungen kommen natürlich unangemeldet. Wird festgestellt, dass Software einmalig gekauft, aber mehrmalig genutzt wird, hat man ein Problem. Dann wird es nämlich teuer. Und das lohnt sich keineswegs, denn die Strafe kann in die tausende gehen. Wer hier vorbeugen möchte, der sollte sich auch an die Spielregeln halten. Es ist schon eine ganze Menge, worauf man beim Computer achten muss. Doch natürlich sollte der PC als Hilfsmittel dienen, um einem die Arbeit zu erleichtern. Und das tut er natürlich auch. Vor allem im Bereich digitale Akte ist er eine immense Arbeitserleichterung. Früher musste man Akten umständlich per Hand oder Schreibmaschine führen, Daten wurden nur umständlich gefunden und mussten nicht gerade platzsparend archiviert werden. Heute geht das mit Computerprogrammen, die man einfach und schnell installieren kann. Aber – wie wir gelernt haben – nur einmal auf einem Computer.

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