Die Elektronische Personalakte im Rahmen der Vertragsverwaltung und die Effektivität der Personabteilung

 

Eine Personalabteilung in einem Unternehmen hat die Aufgabe alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu verwalten und insbesondere dafür zu sorgen dass diese ihren Lohn, bzw. ihr Gehalt bekommen. Damit der Betrieb am laufen gehalten wird, ist maßgeblich mit auch die Personalabteilung verantwortlich, erfolgen nämlich keine pünktlichen Lohnzahlungen oder es wird falsch abgerechnet, führt dies zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter und schließlich zum Nachlassen der Produktivität eines Unternehmens. Allerdings ist es nicht die Aufgabe einer Personalabteilung die Mitarbeiter zum Beispiel durch Bonuszahlungen zu motivieren. Dies erledigt die Geschäftsleitung. Die Personalabteilung führt diese Bonuszahlungen nur durch.

Ein sehr wichtiger Teilbereich der Arbeit in einer Personalabteilung ist aber auch die Verwaltung der Personalakte. Deren Inhalt ist nicht vorgeschrieben. Es sollten darin aber alle Unterlagen sein, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. In den letzten Jahren gab es für die Mitarbeiter der Personalabteilungen von Unternehmen erhebliche Erleichterungen was die Verwaltung der Mitarbeiter angeht, die zu mehr Effektivität auch in der Personalabteilung führt. Das Zauberwort heißt Vertragsverwaltung und schlägt sich durch die Elektronische Personalakte entsprechend in der Personalabteilung nieder. Die Elektronische Personalakte ist ein Softwareprogramm, das für die Vertragsverwaltung in der Personalabteilung entwickelt wurde.

 

Die Elektronische Personalakte enthält alle Dokumente, die einen Mitarbeiter betreffen, allerdings in digitaler Form. Wie diese dorthin gelangen – ob durch Datenübertragung oder durch Einscannen ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Meist ist es so, dass eine Elektronische Personalakte sowohl eingescannte Dokument enthält, wie auch Informationen, bzw. Daten, die von anderen Unternehmenssoftwareprogrammen elektronisch in die Elektronische Personalakte übertragen (abgespeichert) werden können. Hinsichtlich Datenschutz gewährt dieses Softwareprogramm im Rahmen der Vertragsverwaltung absolute Sicherheit.

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